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Facturación CFDI (portal del SAT)

¿Cómo generar una factura en el portal del SAT?

Si aún no cuentas con un sistema de facturación confiable y te urge generar una factura a tu cliente, el SAT pone a tu disposición su sistema en el cual puedes generar una factura de forma gratuita cumpliendo con algunos requisitos.

Para poder generar una factura se debe contar con el certificado de sellos digital (CSD) y la FIEL.

Para ingresar al sistema se te piden los datos del contribuyente para acceder al sistema del SAT (RFC y contraseña), además de ingresar las letras y números que aparecen en el captcha y le damos “enviar”.

Una vez dentro, nos aparecerá el siguiente menú:

Seleccionamos la opción “Generación de CFDI”.

“Si es la primera vez en generar una factura CFDI en la plataforma del SAT, es importante leer toda la pantalla de términos y condiciones para que no tengamos dudas.”

Una vez leído debemos firmar de aceptación, insertando nuestros datos, como son el RFC, la contraseña de la clave privada, el archivo de la clave privada (.key) y nuestro certificado (.cer). Una vez puestos estos datos, damos clic en “confirmar” y la página se encargará de verificar los datos.

Aparecerá un recuadro con la leyenda “Se realizó con éxito la firma de los Términos y Condiciones de uso” confirmando que nuestros datos son correctos. Sólo tendremos que dar clic en “siguiente”.

Datos del emisor

Después de esto nos aparecerá un formato para registrar los datos del emisor. En este caso tanto el RFC como la razón social ya estarán ingresados, sólo nos resta ingresar el correo electrónico y el nombre comercial (en caso de ser necesario).

Damos clic en siguiente, se guardarán los datos ingresados. Una vez hecho esto, regresamos al menú “Generación” y damos clic en “Nueva Factura”.

Aparecerá el siguiente menú, en el cual tendremos que ir seleccionando las opciones que necesitemos, como el régimen fiscal en el que estamos registrados, el tipo de factura, etc. Cada que seleccionemos una opción, debemos dar clic en la cruz para que la información que estamos poniendo se guarde.

La parte en la que se debe tener más cuidado es eligiendo la forma de pago, para evitar que existan errores con la misma.

“Algunos de los datos solicitados no son obligatorios, por lo que no es necesario que los incluyamos. Tal es el caso del número de cuenta predial”.

Cuando tengamos la información del emisor de la factura, pasaremos a la parte en la que agregaremos los conceptos o productos por los cuales se está expidiendo la factura. Damos clic en “Nuevo” para agregar el o los conceptos que se necesiten.

En la parte de “Producto o Servicio” se tiene que llenar con una de las claves que el SAT tiene. Si no conoces o no tienes las claves, puedes consultarlas en el siguiente enlace: http://pys.sat.gob.mx/PyS/catPyS.aspx

Tienes que seleccionar el Producto o Servicio que más se acomode a tu negocio.

En el “Número de identificación” tenemos que poner el número que nosotros le hayamos asignado a ese producto, o aquel número que corresponda para la identificación de dicho producto o servicio (muchas veces conocido como SKU). También suele aplicar en el caso de los códigos de barras. Se puede dejar en blanco.

El punto que sigue es la descripción. Se debe ser muy claro describiendo el producto que estamos vendiendo, ya que si no puede haber problemas de mal entendidos con el SAT.

En la unidad de medida pondremos con qué unidades se mide el producto que vendemos. Pueden ser kilogramos, litros, etc. Como ejemplo y en caso de tratarse de un servicio, se puede usar la medida E48, que es una unidad de servicio.

“Si deseas visitar el catálogo de unidades, puedes hacerlo en la siguiente página: http://pys.sat.gob.mx/PyS/catUnidades.aspx

“Descripción de la unidad” se utiliza si necesitamos dar una explicación más exacta de las unidades que estamos utilizando. Se puede dejar en blanco si así se desea.

En valor unitario, pondremos el costo en el que vendimos nuestro producto.

Métodos de pago para generar una factura

Seguimos con el método de pago. En este caso sólo tenemos dos opciones: PUE (Pago en una sola exhibición) o PPD (Pago en parcialidades o diferido). No debe haber mucha confusión al respecto, si dicho producto te lo pagan en su totalidad en el momento en el que se está emitiendo la factura, será PUE, caso contrario será PPD.

A continuación, vienen los datos del cliente, como son su RFC, so nombre o razón social, el uso que se le dará a la factura. Si no estás seguro, puedes verificar los más comunes aquí:

“En caso de no estar bien seguro qué uso de CFDI poner, se puede utilizar P01 (por definir). El cliente podrá definirlo más delante.”

Al terminar, daremos clic en “Agregar cliente”. Con esto ya tendremos los datos de nuestro cliente guardados en el sistema

Regresamos de nuevo al menú “Generación” y daremos clic en “Nueva Factura”

Esta vez, como ya tenemos los datos guardados, sólo nos resta elegirlos. En datos del emisor, saldrán nuestros datos (RFC, nombre, régimen, etc) de los cuales ya no tendremos que hacer nada. En datos del receptor, elegimos el cliente que acabamos de dar de alta y el uso del CFDI. Cuando terminemos, simplemente damos clic en “Siguiente”.

El sistema nos indicará la fecha y hora de generación de la factura, así como todos los demás datos que se pidieron anteriormente (para corroborar que todo esté en orden). Sólo resta elegir el tipo de cambio, que sólo se modifica si la transacción se llevará a cabo en una moneda diferente a pesos mexicanos. De no ser así, dejamos en blanco.

En Serie y Folio dependerá de tu método de emisión de facturas y el control que lleves sobre él. Como ejemplo, si tu negocio tiene dos sucursales, puedes identificarlas con las series A y B, mientras que el folio es el número de factura que se está expidiendo.

Las condiciones de pago se llenan en el caso de que se vayan a llevar condiciones especiales para el pago de los productos o servicios. Por ejemplo: “Se otorga un plazo de 15 días para el pago del mismo”.

El apartado de “Facturas relacionadas” se selecciona sí y sólo sí la factura actual tiene relación con una factura anterior. De no ser así, simplemente se deja en blanco.

Conceptos

En la parte de “Conceptos” veremos los artículos o servicios que se vendieron. Al pasar el puntero del ratón por la ventanilla, veremos que ya está registrada la información solicitada anteriormente.

Sólo nos queda seleccionar si se le hizo algún tipo de descuento y agregar los impuestos. Cómo se sabe, debemos agregar el IVA, el cual es el 16% del valor del artículo vendido.

Para eso, seleccionamos “impuestos” y se habilitará una pestaña con el mismo nombre. La seleccionamos y nos aparecen dos opciones: Retención y Traslado. IVA es un impuesto que se traslada, por lo que seleccionamos esa opción.

La base será el precio unitario, seleccionamos el impuesto IVA y se nos pregunta si es una tasa o una cuota. En este caso será tasa. Ya sabemos que la tasa del IVA en México es el 16%, por lo que en este apartado debemos colocar que es el .16 para evitar que nos marque error.

Cuando terminemos esto, le damos clic en “Agregar” y ya tendremos nuestros datos completos.

Veremos que ya está agregada nuestra base, nuestro impuesto y nuestra tasa agregados a la información final. Ahora, en la parte izquierda, nos iremos al menú “Concepto” y le damos clic. Dentro de este recuadro, sólo nos resta darle clic a la opción “Agregar”.

Con esto ya tenemos toda nuestra información completa en el sistema de facturas. Si ya verificamos bien nuestra información y no necesitamos hacer más cambios, en la parte de abajo seleccionaremos la opción “Siguiente”.

La siguiente ventana nos pide que seleccionemos un complemento en caso de ser necesario. Si no lo fuera, simplemente no seleccionamos ninguno y seguimos con la opción “Sellar comprobante”.

Sellando el comprobante al generar una factura

Existen dos maneras de sellar el documento que se va a generar: la primera es mediante el certificado de sello digital (obtenido directamente en la oficina del SAT). La segunda es a través de nuestra FIEL.

Para cualquiera de las dos opciones buscamos en nuestro equipo los archivos de clave privada (.key) y nuestro certificado (.cer), así como ingresamos la contraseña de la clave privada.

Una vez que ingresemos estos datos, damos clic primero en “Confirmar” para que el sistema revise que estén correctos. Cuando termine, se habilitará la opción “Firmar”, en la cual daremos clic. Con esto lo que estamos haciendo es certificar que el archivo generado quedará ligado a nuestra información fiscal.

Con esto damos por terminada la generación de la factura. La siguiente ventana nos dará la información final de dicho documento, como es el folio fiscal, el RFC de la persona a la que le estamos expidiendo la factura, su nombre o razón social y las fechas de emisión y certificación de la misma.

Para finalizar, se generan dos documentos: la representación impresa (archivo.pdf) que es el archivo que podemos imprimir y entregar físicamente al cliente y el archivo digital (XML) que es la factura emitida de forma electrónica. Ambos archivos se le deben enviar al cliente.

Con esto ya habremos generado nuestra factura, ya estará presentada ante el SAT y ya se podrá hacer la entrega al cliente.

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