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¿Cómo hacer una factura versión 4.0?

Te ofrecemos un pequeño tutorial sobre cómo realizar una factura electrónica en su versión 4.0 y te explicamos las principales diferencias con la actual versión 3.3.

El tiempo se termina y para abril de este mes será necesario que todos los negocios comiencen a utilizar la factura electrónica en su versión 4.0.

Al hacerlo, dejaremos atrás la actual versión 3.3, por lo que es necesario aprender lo antes posible para que no nos agarren en curva.

Pero, ¿qué tiene de especial la nueva versión de factura electrónica y en qué se diferencía de la versión anterior?

Esta y más información al respecto a continuación.

¿Cuáles son las diferencias de la factura 4.0 con respecto a la anterior 3.3?

Las diferencias más notables de la nueva facturación 4.0 en comparación con la anterior 3.3 es que se incluyen datos más precisos.

Datos como el RFC, nombre (tanto de emisor como de receptor), domicilios, régimen fiscal así como pedimentos de información son vitales en esta nueva versión y es necesario que coincidan al 100% para que la factura electrónica se pueda sellar.

Es obligatorio comenzar a emitir la factura electrónica 4.0 a partir del 1 de abril de 2023. En esta misma fecha, quedará obsoleta la versión 3.3.

¿Cómo emitir una factura en la nueva versión 4.0?

Antes de empezar con el proceso, es importante mencionar que todos los datos proporcionados deben coincidir con los que tiene registrados el SAT, de lo contrario no podremos timbrar el CFDI y por lo tanto no seremos capaces de emitir la factura.

Para evitar esto, se recomienda solicitarle al cliente una copia de su Constancia de Situación Fiscal. Aunque no es obligatorio, sí es necesario tener toda la información correcta.

Ahora, para este tutorial haremos uso del sistema de facturación gratuito que nos proporciona el SAT. Este mismo procedimiento puede llevarse a cabo en el sistema de facturación de tu preferencia.

1. Para comenzar, accederemos al portal de facturación perteneciente al SAT, dando clic en el siguiente enlace:

2. Vamos a la parte inferior del sitio y damos clic en el botón “Ejecutar en línea”. En el siguiente apartado ingresamos mediante los datos de nuestra e.firma o en su defecto con nuestra contraseña del SAT.

3. Si es la primera vez que hacemos uso del servicio, tocará leer y aceptar los terminos y condiciones de uso del sitio. Recuerda siempre hacer un correcto uso de las herramientas del SAT.

Para poder continuar, debemos firmar la aceptación de términos y condiciones mediante el uso de nuestra e.firma.

4. Comenzaremos la emisión de nuestro CFDI 4.0 verificando que las condiciones de emisión sean correctas, tales como nuestro régimen fiscal, código postal, tipo de factura, forma de pago y método de pago.

En caso de no serlo, podemos modificarlas en el momento para que sean acordes a lo que necesitamos.

5. Continuamos ingresando la moneda que se utilizó en la transacción, además de la información del cliente al que se le está expidiendo el comprobante.

En caso de tratarse de una factura global, podremos seleccionar la periodicidad (diario, semanal, quincenal o mensual), así como el mes al que corresponde y el año.

A diferencia de la versión 3.3 en la 4.0 es importante incluir de manera correcta el código postal, así como el régimen fiscal del cliente y el uso que se le dará al CFDI.

6. Para agregar la información de un cliente nuevo, será necesario en los datos del cliente seleccionar la opción “otro”. De esta manera el sistema nos permitirá ingresar los datos correspondientes al nuevo cliente.

Como mencionamos al principio, es importante que esta información coincida con la que tiene registrada el SAT.

7. Al seleccionar el Uso de la factura damos clic en el campo y se mostrará un menú desplegable con todas las opciones disponibles. Seleccionamos la que el cliente requiere para su factura.

8. Ahora llegamos al apartado de productos y servicios, en el que ingresaremos el producto o servicio que le vendimos al cliente.

Aquí será necesario ingresar la clave del producto o servicio, así como la clave de unidad correspondiente al catálogo que proporciona el SAT.

Si no conoces las claves que corresponden al artículo o servicio que vas a facturar, puedes verificarlas dando clic en el ícono de la lupa en la parte superior derecha del campo “Producto o servicio”

O en su defecto, puedes consultarlas en el Catálogo de productos y servicios del SAT.

9. Agregamos la unidad de medida, así como la cantidad de productos o servicios, el valor unitario y el descuento (en caso de aplicar alguno).

Así mismo si se trata de una venta de primera mano de mercancía importada, será necesario incluir el Número de Pedimento de Importación en el registro.

Cuando terminemos con ese registro, damos clic en “Guardar”. Será necesario agregar un nuevo registro por cada producto o servicio a incluir en la factura.

10. Si ya terminamos de agregar todos los registros a la factura, revisamos que el subtotal, así como los impuestos y el total sean correctos. De ser así, damos clic en “sellar”.

En caso de existir algún error con nuestra factura, el sistema nos indicará en qué apartado se encuentra y los datos que debemos corregir para el correcto sellado.

11. Una vez revisada y aceptada la factura, será necesario ingresar los datos de nuestro certificado de sello digital, así como los archivos correspondientes. Cuando lo hagamos, damos clic en “Confirmar” y después en “Firmar”.

12. Si todo es correcto, se generará nuestro CFDI y podremos descargar la representación impresa de nuestra factura electrónica. Se nos mostrará toda la información correspondiente, como el RFC y nombre del receptor, así como la fecha de emisión y certificación.

Procedemos a descargar nuestro comprobante en el apartado “Acciones” y con esto ya tendremos nuestra factura electrónica 4.0 generada y lista para enviar a nuestro cliente o imprimir y hacerle entrega de la factura en formato físico.

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